11 Dinge, die jeder über Fahrtenbuch-Apps für iPhone und Android wissen sollte

Fahrtenbuchsoftware? Handy APP? Oder elektronisches Fahrtenbuch? Bevor man sich für eine Lösung entscheidet, die man zukünftig für die steuerliche Kfz-Abrechnng nutzen möchte, sollte man sich über die gesetzlichen Anforderungen im Klaren sein.

Neben den inhaltlichen Anforderungen gibt es auch grundlegende technische Anforderungen des Finanzamtes an ein elektronisches Fahrtenbuch bzw. elektronisch geführte Fahrtenbücher, damit sie anerkannt werden können

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Gefordert werden:

• Lückenlose Datenaufzeichnung
• das zeitnahe Führen des Fahrtenbuches
• Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen sein, oder zumindest dokumentiert werden und nachvollziehbar sein

Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, so kann das Finanzamt die Aufzeichnungen ohne weitere Prüfung verwerfen und den geldwerten Vorteil gemäß der 1%-Pauschale anwenden. Und genau die möchte der Dienstwagenfahrer oder die Dienstwagenfahrerin doch vermeiden.

1. Datenschutz

Viele Apps speichern die Fahrtenbuchdaten irgendwo in der Cloud. Genau in diesem Augenblick haben Sie nur noch eingeschränkte Kontrolle über all das, was mit Ihren Daten geschieht. Wer hat Zugriff auf Ihre Daten und welche Informationen werden zu welchem Zweck von wem eingesehen, analysiert und an wen weitergegeben? Auch die Abhängigkeit von der Existenz des jeweiligen Anbieters birgt hier aus unserer Sicht  unvertretbar hohe  Risiken. Bei TravelControl haben Sie allein Zugriff auf all Ihre sensiblen Daten.

2. Fehlerquelle Mensch

Versucht man sein Fahrtenbuch für das Finanzamt mit dem Smartphone zu führen, setzt dies absolute Disziplin des Nutzers voraus. Vergisst man die App zu aktivieren, fehlen die Daten. Das nachträgliche Einpflegen vergessener Fahrten kann den Steuerprüfer auf den Gedanken bringen, dass hier Manipulationsversuche vorliegen. Diese Vermutung zu widerlegen wird sehr schwer fallen. Hier genügt oftmals der Anscheinbeweis.

3. Leerer Akku

Ist der Akku des Smartphones leer, kann es keine Daten mehr aufzeichnen. Funktioniert die Smartphone App über GPS, führt dies zur schnelleren Entladung des Akkus. Und schon sind wir wieder beim Problem des nachträglichen Eintragens von Fahrten, wie schon unter der Fehlerquelle Mensch beschrieben.

4. Ihre Frau, Ihr Mann oder ein Kollege nutzt Ihren Dienstwagen

Kann es passieren, dass nicht Sie selbst, sondern die Verwandtschaft oder ein Kollege Ihren Wagen benutzt? Wenn "Ja", dann müssten Sie zur Vermeidung von Aufzeichnungslücken Ihr Handy eingeschaltet im Fahrzeug lassen. Ist das realistisch?

5. Ihr Wagen kommt zur Durchsicht in die Werkstatt

Auch hier gibt es sicher Probefahrten. Überlassen Sie dem Werkstatt-Personal ernsthaft Ihr Mobiltelefon?

6. Sie fahren nicht mit Ihrem Fahrzeug, sondern mit dem Fahrzeug eines Kollegen oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Einige Fahrtenbuch-Apps registrieren die Fahrstrecken über GPS. Vergessen Sie die App zuvor auszuschalten, zeichnen Sie die Fahrstrecke des "Fremdfahrzeugs" in Ihrem Fahrtenbuch auf. Sicher! Sie können diese Fahrt eventuell in der App löschen. Aber wie erklären Sie dies glaubhaft dem Steuerprüfer?

7. Archivierung der Daten

Steuerrelevante Daten müssen 10 Jahre lang prüfungssicher aufbewahrt werden. Was die wenigsten wissen: Der Prüfer hat das Recht, sich die originalen Stammdaten der Aufzeichnungen zeigen zu lassen. Der Ausdruck allein muss dafür nicht genügen, denn mit etwas Geschick kann jeder das Erscheinungsbild einer Excel-Tabelle frei gestalten. Im Falle einer Prüfung müssen Sie beweisen, womit der Ausdruck erfolgte. Was passiert also, wenn Sie Ihr Handy wechseln?

8. Neues Betriebssystem auf dem Smartphone

Immer wieder passiert es, dass im Zuge von Weiterentwicklungen der Smartphones neue Betriebssysteme installiert werden "müssen". Nicht selten funktionieren ältere Apps dann nicht mehr oder werden instabil. Die Entwickler müssen nachbessern. Das kostet Zeit und führt erneut zu Aufzeichnungslücken. Die angepasste App wird beispielsweise von Apple vor der Freigabe geprüft. Bis zur Freigabe können mehrere Tage oder gar Wochen dauern. Die lückenlose Datenaufzeichnung ist dann nicht gewährleistet.

9. Sichere Erkennung von Fahrtbeginn und Fahrtende

Uns ist bisher keine sichere Smartphone-App bekannt, die mit der Fahrzeugelektrik verbunden ist verbunden ist, um das Ein- und Ausschalten der Zündung als eindeutiges Zeichen für Fahrtbeginn und Fahrtende zu erkennen. Wer kennt eine solche App?

(Bitte informieren Sie uns!)

10. Metallisierte Wärmeschutzverglasung in den Fahrzeugen

Moderne Fahrzeuge verfügen über eine spezielle Beschichtung in des Scheiben. Diese ist dafür gedacht, die Infrarot- und UV-Strahiung der Sonne im Fahrzeuginneren zu reduzieren. Dadurch heizt sich der Fahrgastraum im Sommer nicht so stark auf, die Klimaanlage wird entlastet und Kraftstoff gespart. Eine tolle Sache.

Unangenehmer Nebeneffekt: Die GPS-Signale werden ebenso abgeschwächt. Also gibt es Fehler in den Aufzeichnungen im Smartphone. Nicht ohne Grund befinden sich fast allen Fahrzeugen die werkseitigen GPS-Antennen der Navigationsgeräte auf dem Dach, im Heckspoiler, in der Stoßstange oder im Außenspiegel.

Die Hersteller kennen die Problematik mit dem GPS-Empfang im Inneren der Fahrzeuge sehr genau.

11. Wir möchten nur zufriedene Kunden haben!

Wenn irgend etwas nicht funktioniert, sind wir ganz sicher auch nach dem Kauf Ihre Ansprechpartner. Bei einer App auf dem Smartphone können wir Ihnen keinen Service mit unseren sehr hohen Qualitätsmaßstäben bieten. Zu viele Fehler können hierbei auftreten. Wenn Sie uns nicht glauben, versuchen Sie es mit einer App. 

Wenn Sie jedoch gern wissen möchten, Wie Sie auf einfachste Weise ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch führen können, lesen Sie auf den folgenden Seiten mehr: Hier geht es zur Fahrtenbuchseite und unseren Referenzen.

Wenn es um die Vermeidung der 1% Pauschale geht, dann sind auch Excel-Tabellen ungeeignet. Die aktuelle Rechtsprechung bestätigt, dass nachträgliche Änderungen hierbei nicht ausgeschlossen werden können. Also werden die grundsätzlichen Anforderungen dabei nicht erfüllt.